Tips til et effektivt InDesign-Office workflow

Du kender det sikkert godt. Du har importeret tekst i InDesign, formateret teksten, foretaget rettelser – og så kommer der naturligvis en ny tekstfil, der skal erstatte den allerede klargjorte tekst. Lige før trykstart.

Smarte værktøjer og plugins i InDesign gør det heldigvis hurtigt og nemt at udføre rettelser og korrektur uden at skulle formatere dit layout igen og igen.

I dette blogindlæg får du tips og tricks til, hvordan du bedst planlægger et effektivt workflow mellem InDesign og Office.

Når du planlægger dit workflow med de nødvendige formater; afsnit-, tekst- og tabelformater, er det muligt helt uproblematisk at opdatere både rettede tekster og tabeller med få klik i InDesign.

Dette kan gøres på flere måder. Du kan oprette skabeloner i Word, der indeholder de nødvendige formater, og ligeledes oprette dokumenter i InDesign, hvor formaterne er tilpasset efter dine ønsker, med samme formatnavngivning som i Word.

Du kan dog også benytte en hel anden navngivning i InDesign, og alligevel få formaterne fra Word til at passe med dine formater i InDesign. Dette er helt op til dig.

Under importindstillingerne, ved placering af en Word-fil i InDesign, kan du vælge at bibeholde formaterne fra Word. Hvis navngivningen af formaterne er ens i begge programmer, er det formateringen i InDesign, der bestemmer udseendet.

Er navngivningen ikke den samme, kan du vælge at konvertere formaterne i Word til dine InDesign formater, og derved lade InDesign bestemme formateringen.

Se video: Ændringer fra Word til InDesign med ét klik

I dette eksempel ser du, hvordan InDesign kan opdatere en tekst med de seneste rettelser uden, at du mister dit layout og din styling. 

Om selve workflowet opbygges passivt eller aktivt, er en proces, som du bør aftale med de andre involverede i din arbejdsgruppe.

Her får du nogle retningslinjer til et smidigt workflow:

Det aktive workflow

I det aktive workflow har du i InDesign koblet lænker til Word og Excel filer. I det øjeblik nogen retter i Word eller Excel filerne – og gemmer– får du en advarsels-trekant op i InDesigns lænke-panel. Du skal så opdatere dokumentet for at få et korrekt InDesign dokument. Det kan betyde, at din ombrydning skifter udseende, f.eks. hvis der nu er skrevet mere tekst i Word-filen end der er plads til, eller hvis nogen har tilføjet rækker eller kolonner i Excel. 

3 gode råd til et aktivt workflow:

1. Aftal med skribenterne, at de ikke må forøge antal af ord og karakterer eller indsætte nye mellemrubrikker, efter du har placeret teksten første gang. Teksten skal altså være temmelig færdig. Hvis der foretages store rettelser, så skal du, som sidder i InDesign, orienteres herom.
2.  Når du er i InDesign, så hold altid øje med, om tekstrammerne er store nok, efter du har opdateret tekst fra Word – tag intet for givet! Det tager dig kun 4 sekunder at tjekke, at der ikke er mere tekst, end der er plads til. Dermed går intet tekst tabt.
3.  Aftal med dem, som arbejder i Excel, at de gerne må rette tal, men ikke forøge antallet af kolonner og rækker, efter du har placeret Excel arket. Hvis de gør det alligevel, skal du orienteres herom, idet du så skal justere tabellen i InDesign.

Det passive workflow

I det passive workflow etablerer du en mappe-struktur, hvor skribenter placerer deres filer fra Word og Excel. Du kopierer så disse filer over i din egen mappe og placerer dem herefter.

Nu kan dine skribenter rette lige så meget de vil i Word og Excel, uden at du får nogen advarsel op i InDesign, fordi du jo netop har placeret dine egne kopier med en helt anden filadresse i InDesign.

Når dine skribenter så er færdige med rettelser, orienteres du herom, og kan kopiere filerne over i din egen mappe og erstatte de gamle filer.

3 gode råd til et passivt workflow:

1. Få clearet, hvordan du får besked om, at filerne er rettet og opdateret. At du måske får besked pr. mail, eller at de ændrer i filnavnet, f.eks. tilføjer ordet “godkendt,” så du ved, at filerne nu er 100% tjekket igennem.
2. Ofte benyttes dette workflow, fordi man forventer mange rettelser. Vent derfor med at pudse layoutdetaljer af, til du har fået alt tekst godkendt og rettet ind i InDesign.
3. Sørg for, at du har adgang til de servere og mapper, hvor du har dine egne InDesign dokumenter og lænker samt der, hvor skribenterne placerer Word- og Excel-filer. Vær også parat til at ændre filnavne.

10 tips til et effektivt InDesign-Office workflow

1. Inden du etablerer et workflow, skal du holde et møde for de involverede parter og forklare, hvordan det fungerer
2. Du skal beslutte dig for, om du arbejder i et aktivt eller passivt workflow
3. Du skal have 100% styr på Word-skabelonerne og tjekke, at formaterne, der anvendes, også findes i InDesign
4. Du skal informere skribenterne om, at de kun må anvende de formater, der er i Word skabelonerne.
5. Du skal have 100% styr på dine formater i InDesign og sætte dig helt ind i, hvordan formater fungerer. Formaterne bærer konceptet, så de er dit fundament
6. Såfremt du vil foretage yderligere typografiske justeringer, efter du har placeret tekst fra Word, skal du sætte dig ind i GREP Styles og være fortrolig med disse avancerede funktioner
7. Du skal oprette tabelformater og celleformater, så du kan håndtere filer fra Excel
8. Hold dig til simple layouts i tabeller. Mere komplicerede layouts i tabeller med mange typografi- og farveskift kan være svære at indarbejde i et tabelformat
9. Vær opmærksom på, at du også kan anvende layoutstyret produktion. Dvs. at du designer, hvor der skal være billeder, hvor store de skal være, og hvor du vil have tekst, overskrifter m.v. Ja, helt ned til antallet af mellemrubrikker. Det sætter du op i InDesign med pladsholdertekst. Herefter tæller du antallet af ord og “bestiller” din artikel, så den passer til dit layout
10. Når du sætter et workflow op, så har du brug for at rydde op engang imellem. Du skal derfor afsætte tid til at rydde op i mapper, fjerne gamle tekster fra Word og Excel m.m

Lær InDesign på udvidet niveau i Aarhus og København

Skal du for alvor blive effektiv i dit arbejde med InDesign? Se alle vores InDesign kurser på dette link.