Sådan sørger du for at dine PDF-filer følger de nye lovkrav

Fra og med den 23. september 2020 skal alle offentlige organers PDF-filer, websteder og mobilapplikationer være tilgængelige for alle – også for brugere med synshandicap.

Det stiller nye krav til dig, der udarbejder PDF-filer til offentlige organers digitale dokumenter, websteder og mobilapplikationer.

Også selv om du måske ikke arbejder indenfor det offentlige, så er det en god idé at sørge for, at dine PDF-filer kan læses og forstås af alle brugere. 

Her i blogindlægget kigger vi nærmere på tilgængelige PDF-filer og giver dig et overblik, så du kan komme godt fra start. 

En skærmlæser skal kunne læse og forstå dine PDF-filer

PDF-filer og hjemmesider er ofte designet med fokus på visuelle virkemidler, hvor der er fokus primært på farvebrug, layout, størrelser og placering af elementer og tekst på siderne.

Personer med et synshandicap bruger typisk en skærmlæser for at navigere i et dokument. En skærmlæser er et program, der ved hjælp af oplæsning hjælper blinde og svagtseende til at finde den information, de har brug for – uden brug af visuelle virkemidler til at guide én igennem dokumentet eller hjemmesiden.

Der findes forskellige skærmlæsere til PC, Mac, iPhone og Android. Af skærmlæsere kan nævnes JAWS, VoiceOver (Mac) og NVDA (Windows).

Hvad gør en PDF-fil tilgængelig?

Tilgængelighed handler om, at en bruger med et synshandicap kan læse og forstå dine PDF-filer. Indholdet i dine dokumenter skal struktureres i en logisk rækkefølge og på en bestemt måde, så tekst, billeder, diagrammer og information bliver læst op i korrekt rækkefølge af brugerens skærmlæser og andre hjælpemidler.

God tilgængelighed handler om struktur

Selv om skærmlæseren er et rigtig godt værktøj så er den afhængig af hjælp fra dig som grafiker og designer til at læse indholdet rigtigt op for brugeren.

Skærmlæseren forstår ikke intuitivt, hvad der er op og ned, højre eller venstre – men den forstår websider og PDF-filers opmærkning, overskrifter og teksthierarki. Det er derfor designeren, grafikeren og udviklerens opgave at mærke dokumenter og hjemmesider korrekt op, så skærmlæseren kan navigere rundt i overskrifter og indhold og dermed videreformidle det rigtige indhold til brugeren.

6 vigtige punkter der gør dine PDF-filer tilgængelige

Den danske Lov om tilgængelighed af offentlige organers websteder blev offentliggjort den 9. juni 2018 og fra den 23. september 2020 skal indhold på offentlige websteder følge loven.

For at leve op til de skærpede lovkrav, så er der en række principper og teknikker, du skal følge, når du udarbejder dine digitale PDF-filer som f.eks. publikationer, bøger, manualer og breve. I dette blogindlæg går vi ikke ind på de konkrete principper, du skal kende, når du gør dine PDF-filer tilgængelige.

Nedenfor ser du de 6 vigtigste punkter, du skal tage i betragtning i forbindelse med webtilgængelighed:

1) Struktur og læserækkefølge

Strukturen i dit dokument er det første du skal tænke over, når du skal gøre din PDF tilgængelig. Med god struktur og opmærkning sørger du for at brugerens skærmlæser ved, hvilken rækkefølge tekst, overskrifter, billeder og andre elementer skal læses op i. 

2) Angiv rigtigt sprog

I dit dokuments indstillinger angiver du, hvilket sprog dit dokument er skrevet på. Skærmlæsere vil dermed kunne læse dokumentet højt for brugeren.

3) Teknisk information i PDF-filen

Titel, nøgleord og beskrivelse af hvad filen handler om er også noget, der sørger for, at PDF’en er tilgængelig. I Acrobats dokumentindstillinger kan du nemt udfylde disse nødvendige informationer. 

4) Sørg for en alternativ tekst til grafik og billeder

Ofte er der også grafik og billeder i et PDF-dokument. Her er det blot vigtigt at huske på, at billeder skal indeholde en forklarende tekst, der beskriver, hvad billedet illustrerer, så billedet også kan læses og forstås af en skærmlæser, der gengiver beskrivelsen til brugeren. 

5) Figurer og tabeller

Hvis du har en PDF-fil, der også indeholder grafer, tabeller, figurer og lignende, så skal disse også opmærkes korrekt. I Acrobat får du muligheden for at navngive disse korrekt, så f.eks. kolonner, rækker og tal læses op i en logisk rækkefølge.

6) Gennemgang af tilgængeligheden

I Acrobat findes der også værktøjer, du kan bruge til at tjekke, om dit dokument opfylder kravene til tilgængelighed og nemt kan forstås af skærmlæsere. 

Tilgængelige PDF-filer i InDesign, Word og Excel

Både InDesign og Microsoft Office-programmer som Word og Excel har indbyggede værktøjer for at gøre dine filer mere tilgængelige. Udarbejder du ovenikøbet måske færdige skabeloner, hvor du har sørget for, at struktur og opmærkning er på plads – så kan du gøre arbejdet endnu nemmere.

At opnå tilgængelighed, der følger lovkravene, kræver et kendskab til indstillingerne i de forskellige programmer. Når du samtidig sørger for, at punkterne ovenfor er på plads, når du sender dit dokument til eksport og upload på offentlige organers hjemmesider, så har du godt styr på tilgængelige PDF-filer, der kommer alle dine brugere til gode.